REFERAT ORGANIZACYJNO PRAWNY

I piętro, pokój nr 4, 5, 8, 9, 22, 23
Kierownik referatu: Agnieszka Hawryluk
Kontakt e-mail: sekretarz(at)parczew.com
tel. 83 355 12 24

Do zadań Referatu Organizacyjno – Prawnego należy w szczególności:
1) prowadzenie kancelarii ogólnej;
2) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu;
3) prowadzenie ewidencji korespondencji;
4) obsługa systemu teleinformatycznego do elektronicznego zarządzania dokumentacją EDZ;
5) obsługa elektronicznej skrzynki podawczo-odbiorczej;
6) obsługa elektronicznej platformy usług administracji publicznej (e-PUAP);
7) sprawowanie biurowej i sekretarskiej obsługi Burmistrza;
8) organizacja spotkań z udziałem Burmistrza;
9) prowadzenie rejestru skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu;
10) prowadzenie centralnego rejestru faktur i umów;
11) prowadzenie ewidencji wydanych poleceń wyjazdu służbowego;
12) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa (w tym protokołowanie) spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza;
13) prenumerata czasopism i publikacji;
14) prowadzenie adaptacji, remontów oraz napraw i konserwacji budynku Urzędu, pomieszczeń i inwentarza biurowego;
15) administrowanie budynkiem Urzędu oraz zapewnienie utrzymania czystości, porządku i bezpieczeństwa w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd i wokół niego;
16) dozór mienia Urzędu;
17) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych;
18) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt, wyposażenie oraz materiały biurowe i kancelaryjne, w tym prowadzenie magazynu materiałów biurowych;
19) prowadzenie zamówień na druki i formularze;
20) współpraca z referatami Urzędu przy opracowywaniu projektów uchwał Rady i jej komisji;
21) przygotowywanie innych materiałów na posiedzenia i obrady Rady i komisji;
22) przechowywanie uchwał podejmowanych przez Radę i jej komisje;
23) prowadzenie rejestru uchwał, zarządzeń i innych postanowień Rady i jej komisji;
24) prowadzenie w postaci elektronicznej zbioru aktów prawa miejscowego stanowionego przez Gminę;
25) umieszczanie uchwał Rady Miejskiej oraz protokołów z sesji Rady i posiedzeń komisji w Biuletynie Informacji Publicznej;
26) prawidłowe i terminowe przekazywanie uchwał do nadzoru Wojewody, Regionalnej Izby Obrachunkowej, do Redakcji Dziennika Urzędowego oraz właściwym pracownikom i jednostkom organizacyjnym – zgodnie z ich kompetencjami;
27) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji;
28) obsługa sesji Rady oraz pracy komisji Rady;
29) obsługa spotkań radnych z wyborcami;
30) prowadzenie rejestru radnych;
31) prowadzenie rejestru zapytań i interpelacji składanych przez radnych;
32) organizowanie szkoleń radnych;
33) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
34) kontrola dyscypliny pracy w Urzędzie;
35) ewidencja czasu pracy pracowników;
36) sporządzaniem sprawozdań GUS w zakresie zatrudnienia i czasu pracy;
37) organizowanie szkoleń, dokształcania i doskonalenia zawodowego pracowników, w tym z wykorzystaniem środków Unii Europejskiej;
38) organizowanie ocen kwalifikacyjnych pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych;
39) prowadzenie działalności socjalnej na rzecz pracowników;
40) prowadzenie spraw dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń i instrukcji dotyczących bhp;
41) rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy;
42) prowadzenie spraw dotyczących funkcjonowania jednostek pomocniczych Gminy, w tym prowadzenie ewidencji organów jednostek pomocniczych;
43) udział w opracowywaniu projektów Statutu Gminy i Regulaminu;
44) prowadzenie spraw związanych z referendum, wyborami do Sejmu i Senatu, Prezydenta RP, Parlamentu Europejskiego, organów samorządu terytorialnego oraz wyborami ławników do sądów powszechnych;
45) prowadzenie archiwum zakładowego Urzędu i współpraca w tym zakresie z Archiwum Państwowym i Centralnym Archiwum Wojskowym;
46) prowadzenie magazynu OC;
47) prowadzenie zakładowej działalności socjalnej na rzecz emerytów i rencistów;
48) prowadzenie spraw związanych z eksploatacją samochodu służbowego;
49) gospodarowanie pieczęciami i tablicami urzędowymi oraz prowadzenie rejestru pieczęci urzędowych;
50) prowadzenie spraw związanych z występowaniem o nadanie odznaczeń państwowych i odznak resortowych dla pracowników Urzędu oraz gminnych jednostek organizacyjnych;
51) prowadzenie prac związanych z uroczystościami państwowymi;
52) prowadzenie spraw związanych z obsługą prawną Urzędu;
53) przyjmowanie pism sądowych i innych organów oraz wywieszanie ich na tablicy informacyjnej Urzędu;
54) prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej;
55) składanie kolejnych numerów informatora gminnego „Życia Parczewa”;
56) współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie organizacji robót publicznych, prac interwencyjnych oraz staży dla bezrobotnych;
57) prowadzenie spraw związanych z wyposażeniem Centrum Kultury wsi Jasionka, Laski, Centrum Kulturalno-Oświatowego wsi Tyśmienicy oraz Wiejskim Centrum Kultury w Przewłoce i piecza nad nimi;
58) wystawianie faktur za wynajem na różnego typu imprezy okolicznościowe:
a) Centrum Kultury Wsi Jasionka,
b) Centrum Kultury wsi Laski;
c) Centrum Kulturalno-Oświatowego wsi Tyśmienica,
d) Wiejskie Centrum Kultury w Przewłoce.
59) prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową w Gminie, w tym:
a) przygotowywanie preliminarza wydatków dla Ochotniczych Straży Pożarnych,
b) współpraca z Państwową Strażą Pożarną i Ochotniczymi Strażami Pożarnymi w zakresie ochrony przeciwpożarowej;
60) przekazywanie danych oraz informacji do i z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej za pośrednictwem formularza elektronicznego dostępnego na stronie CEIDG, w Biuletynie Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw gospodarki oraz za pośrednictwem elektronicznej platformy usług administracji publicznej (e-PUAP), w tym:
a) przyjęcie wniosku o wpis, zmianę, zawieszenie, wznowienie i wykreślenie wpisu,
b) potwierdzenie tożsamości wnioskodawcy,
c) wystawienie potwierdzenia, za pokwitowaniem jego przyjęcia,
d) przekształcenie papierowego wniosku w formę dokumentu elektronicznego i przesłanie go do CEIDG,
e) wezwanie do uzupełnienia lub skorygowania w sytuacji, gdy system wykaże jakąś niepoprawność,
f) archiwizacja składanych wniosków w formie dokumentu elektronicznego i papierowego oraz dokumentacji z nim związanej;
61) udostępnianie danych z gminnej ewidencji działalności gospodarczej:
a) o przedsiębiorcach, jako organie ewidencyjnym w zakresie spraw ewidencyjnych przedsiębiorców, którzy zakończyli wykonywanie działalności gospodarczej przed dniem 1 lipca 2011 r.,
b) o przedsiębiorcach figurujących w gminnej ewidencji do dnia migracji do CEIDG (zarchiwizowanych ), tzw. historycznych;
62) udzielanie, odmowa udzielenia, zmiana lub cofnięcia licencji w zakresie transportu drogowego w przewozach taksówkowych na obszarze Gminy, w tym prowadzenie rejestru w zakresie wydawanych licencji;
63) prowadzenie rejestru w zakresie wydawanych zezwoleń na wykonywanie regularnego przewozu osób w krajowym transporcie drogowym na liniach komunikacyjnych na obszarze Gminy;
64) prowadzenie obsługi informatycznej Urzędu w ramach stanowisk pracy :
 informatyka, w szczególności:
a) wdrażanie postępu technicznego w pracy Urzędu,
b) nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem sieci komputerowych,
c) pomoc we wdrażaniu nowych programów informatycznych,
d) nadzór nad wykorzystywaniem sprzętu komputerowego oraz eksploatacją programów informatycznych,
e) administrowanie systemami komputerowymi, bazami danych i siecią informatyczną,
f) nadzór nad archiwizowaniem danych,
g) planowanie i realizacja zakupów sprzętu komputerowego,
h) tworzenie i nadzorowanie mechanizmów kontroli przetwarzania danych w systemie informatycznym Urzędu,
i) określenie sposobu przepływu danych pomiędzy poszczególnymi systemami,
j) określenie środków technicznych niezbędnych dla zapewnienia poufności i integralności przetwarzanych danych,
k) identyfikowanie i analizowanie zagrożeń oraz ryzyka, na które narażone może być przetwarzanie danych osobowych w systemach informatycznych,
l) określanie potrzeb w zakresie bezpieczeństwa systemów informatycznych, w których przetwarzane są dane osobowe,
m) nadawanie identyfikatorów użytkownikom danych osobowych na polecenie Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
n) zarządzanie hasłami użytkowników,
o) zabezpieczenie i kontrolowanie prawidłowości przebiegu czynności serwisowych sprzętu komputerowego oraz systemów informatycznych,
p) instalowanie zabezpieczeń w systemach informatycznych,
q) rejestrowanie i wyrejestrowywanie z systemu użytkowników w czasie instalowania oraz modyfikacji systemu,
r) przydzielanie uprawnień do poszczególnych systemów,
s) wykonywanie kopii awaryjnych danych z serwera, właściwe przechowywanie nośników, sprawdzanie poprawności zapisu oraz ich likwidowanie,
t) dokonywanie wyboru lub migracji do technologii minimalizującej zagrożenia uzyskania dostępu do sieci osobom nieupoważnionym,
u) nadzorowanie procesu monitorowania sieci pod kątem zabezpieczenia przed dostępem osób nieupoważnionych,
v) techniczna obsługa elektronicznej skrzynki podawczo-odbiorczej,
w) przeprowadzanie audytu systemu informatycznego Urzędu,
x) współpraca z Administratorem Bezpieczeństwa Informacji w zakresie ochrony danych osobowych w systemie informatycznym Urzędu,
y) wykonywanie obowiązków Administratora Systemu Informatycznego zgodnie z przepisami ustawy o ochronie informacji niejawnych,
z) współpraca z Inspektorem Bezpieczeństwa Teleinformatycznego przy opracowywaniu Instrukcji zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych osobowych i wykonywanie jej postanowień,
aa) administracja siecią teleinformatyczną;
 stanowiska pracy ds. obsługi informatycznej, w szczególności:
a) nadzór nad funkcjonowaniem poczty elektronicznej w referatach,
b) redakcja i bieżąca aktualizacja strony www Urzędu,
c) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i programów komputerowych,
d) nadzór nad projektami realizowanymi ze środków Unii Europejskiej związanymi z informatyzacją,
e) współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie zagadnień związanych z informatyką – komputeryzacją,
f) obsługa informatyczna jednostek organizacyjnych podległych gminie,
g) współpraca z informatykiem w ramach obsługi informatycznej Urzędu.